Hybrid Events mehr als ein Hype – Online Veranstaltungen für strategisches Eventmarketing

Die Corona-Epidemie hat die Eventbranche besonders hart erwischt. Clubs, Messen, Festivals und Großveranstaltungen sind bundesweit abgesagt worden – der Sommer 2020 war ein Destaster für die Eventveranstalter. Eine Entwarnung gibt es noch nicht. Was können Eventagenturen jetzt tun? Events online verlagern? Ist das eine Lösung?

Unternehmen können den Umsatz auch in Corona-Zeiten ankurbeln, für einige wird es aber eng. Corona hat dafür gesorgt, dass für eine ganze Weile keine Live Events stattfinden konnten. Das stellt die gesamte Eventbranche vor echte Herausforderungen. Wer die Aktivitäten ins Netz und damit in den virtuellen Raum verlagern konnte, hat eindeutig einen Wettbewerbsvorteil. Hybrid Events gab es bereits vor Corona, jetzt gewinnen die hybriden Events jedoch mehr an Bedeutung. Hier verraten wir Ihnen, was genau Hybrid Events sind und wie Sie als Eventmarketer und Agenturen von diesem Hype profitieren können. Vorab eine kurze Einschätzung, was auf die Branche nach der Krise zukommen kann.

Worauf sich die Eventbranche nach Corona einstellt

Nichts ist wie früher. Hier ein paar Gründe, warum:

• Wir werden auch nach der Krise mit Hygienevorschriften rechnen müssen. Das muss bei Live-Events in die Planung einfließen.
• Unternehmen werden ihre Eventbudgets kürzen. Es ist die Unsicherheit, da sich schnell die Bedingungen ändern können und man so keine monatelange in die Eventplanung stecken wird.
• Der Eventbesucher bleibt lieber zu Hause. Er lernt das Digitale lieben und meidet Live-Events. Zu Hause auf dem Sofa, in engem Kreis mit Familie und Freunden findet die Party in den eigenen vier Wänden statt.

Virtuell und LIVE: Das sind Hybrid Events

Hybride Events finden gewissermaßen an zwei Orten gleichzeitig statt: Zum einen selbstverständlich auf einer Bühne oder in einem anderen realen Raum, zum anderen werden sie gleichzeitig aufgezeichnet und können online verfolgt werden. Damit sind sie einem weitaus größeren Publikum zugänglich.

Der Vorteil hybrider Events

Gegenüber traditionellen Veranstaltungen haben gerade hybride Events einen unglaublichen Vorteil: Sie erreichen wesentlich mehr Menschen. Das Hybrid Music Lab auf der Re:publica ist dafür seit 2016 ein gelungenes Beispiel. An einer hybriden Veranstaltung können prinzipiell alle Menschen auf der ganzen Welt teilnehmen. Allerdings werden dafür nicht einfach Lesungen oder Vorträge gestreamt: Mit Hilfe moderner Technologie wird eine Veranstaltung kreiert, bei der sowohl die Besucher vor Ort als auch das Publikum im Netz ein ähnlich grandioses Erlebnis genießen können. Ist es eine Konferenz, können alle Teilnehmer Fragen an die Referenten stellen und auch mit den anderen Teilnehmern interagieren.

Online Events sind effizient

Während ein physischer Veranstaltungsraum in seinen Dimensionen begrenzt ist, ganz gleich, wie groß er tatsächlich ist, ist das Netz einfach grenzenlos. Hybride Veranstaltungen verfügen daher über einen wesentlich höheren ROI, Return on Investment. Sie setzen Ihre Mittel ein und erreichen wesentlich mehr Menschen. Wie viele Zuschauer sich tatsächlich für Ihr Event interessieren, hängt dann einzig vom gebotenen Inhalt ab.

Die Organisation hybrider Events

Wer als Zuschauer an einem hybriden Event teilnehmen möchte, braucht lediglich einen stabilen und ausreichend schnellen Zugang zum Internet und das entsprechende Equipment, Smartphone, Laptop oder Computer. Der Veranstalter benötigt dagegen neben geschulten Mitarbeitenden auch das technische Equipment, sprich: Mikrofone und Kameras, dazu ein stabiles und ausreichendes W-LAN-Netz und eine zuverlässige Plattform mit flexiblen Räumen und Lösungen für den Gastgeber.

Social Media sorgt für die notwendige Reichweite

Vor, während und nach einem solchen hybriden Event haben gerade die Sozialen Medien eine ganz besondere Schlüsselrolle: Während potentielle Teilnehmer vor der Veranstaltung ihre Wünsche wie bei einem BarCamp anmelden können, sorgen Spiele, CityGuides oder andere Apps während der Veranstaltung für ausreichend Unterhaltung. Tweets können auf einer Twitter-Wall physisch für alle sichtbar gemacht werden, Abstimmungen sind in Echtzeit auswertbar. Werden Hashtags vergeben, sind Tweets und Reichweite schnell sichtbar. Weitergehende Informationen lassen sich per QR-Codes einbinden, ein eventuelles Gäste- oder Logbuch kann digital geführt werden.

Nutzen Sie die Vorteile hybrider Events

Konferenzen, Live-Promotions, Stadtfeste, aber auch Business-Veranstaltungen und Tagungen sind hervorragend als Hybrid Events denkbar. Interessieren sich Besucher für ein solches Ereignis, lassen sie sich bereits im Voraus in die Veranstaltung einbinden. Die hybriden Events sind dabei nicht auf ein Gerät, eine Technologie oder einen einzigen Kommunikationskanal beschränkt, sondern nutzen die gesamte Bandbreite von Technologien, Plattformen und Kanälen.

Fazit und Ausblick

Wer sich auf die Zukunft einstellen möchte, sollte seine Events virtuell und LIVE kombinieren. Mit dem richtigen Konzept die Teilnehmer zu begeistern und gleichzeitig zu aktivieren werden Onlinevents erfolgreich und sichern Eventagenturen ihr Bestehen. Gleichzeitig bieten Sie als Eventveranstalter Ihren Kunden die Möglichkeit an deren Zielgruppen zu bleiben. In naher Zukunft wird es kaum Unternehmen geben, die nur durch LIVE Veranstaltungen überleben. Der Kunde ist vorsichtig geworden um möchte auch keine negative Presse, wenn auf seinem Event etwas passiert und sich Menschen massenhaft anstecken – mit Corona oder dem nächsten, noch unbekannten Virus. Wir hoffen, dass es dazu nicht kommt. Realistisch ist dieser Fakt jedoch leider nicht.